Godkännandebaserade digitala visitkort: Ett smartare arbetsflöde för HR-team

HR-team behöver ofta utfärda digitala visitkort till specifika grupper av anställda. Säljteam behöver dem. Rekryterare behöver dem. Ledningen behöver dem. Men många andra anställda behöver inte det.

Utmaningen är enkelHur skapar man digitala visitkort för utvalda anställda utan att designa vart och ett manuellt eller tillåta att obehöriga versioner skapas?

QRCodeChimp stödde redan skapande av individuella och stora digitala visitkort. Men många organisationer ville ha en mer kontrollerad process där anställda skickar in sina uppgifter via ett formulär, och HR godkänner begäran innan ett kort genereras.

Det är precis vad det nya godkännandebaserade arbetsflödet för digitala visitkort levererar. Så här fungerar den här uppdateringen och hur den hjälper HR-team att skapa visitkort i stor skala med större kontroll och effektivitet.

Utmaningen: Anställda behöver kort, HR behöver tillsyn

Låt oss titta på några problem som HR-team kan stöta på när de skapar digitala visitkort för anställda i stor skala. 

Ingen effektiviserad process för begäran och godkännande av digitala kort

Många organisationer vill bara ha digitala visitkort för utvalda anställda. Men utan ett ordentligt system för förfrågningar skapar HR-avdelningen visitkort manuellt eller hanterar spridda kalkylblad. HR-team behöver ett enkelt sätt för anställda att skicka in sina uppgifter och en strukturerad process för att godkänna förfrågningar innan ett visitkort skapas.

Inkonsekvens i fält, design och varumärke

Om anställda skapar sina egna digitala visitkort på egen hand kan de använda olika layouter, färger eller strukturer. Resultatet blir motstridiga varumärkesversioner, vilket skapar en förvirrande upplevelse för kunder, partners och alla som interagerar med ditt team.

Håller koll på alla digitala kort

Allt eftersom organisationen växer blir det svårare att spåra varje anställds kort. Manuell övervakning är benägen att missa fel, dubbletter av kort och föråldrad information som kan ge ett dåligt intryck av företaget.

Bara om det fanns en effektiv process för att godkänna skapandeförfrågningar, eller hur?

Fortsätt läsa, för det är precis vad den här uppdateringen låter dig göra. 🤩

Lösningen: QRCodeChimps arbetsflöde för godkännandebaserade digitala visitkort

QRCodeChimp låter dig skapa godkännandebaserade arbetsflöden för digitala visitkort. 

Du börjar med att skapa en bulkbatch som fungerar som huvudmall och genererar sedan ett formulär från den. Medarbetarna skickar in sina uppgifter via detta formulär, och du väljer om deras kort skapas direkt eller först efter HR-godkännande. 

Detta ger anställda ett enkelt sätt att begära kort samtidigt som HR har full kontroll.

Låt oss titta på de viktigaste höjdpunkterna i den här nya funktionen:

• Anställda lämnar in sina uppgifter via ett strukturerat formulär.
• HR kan godkänna eller avvisa förfrågningar innan ett kort skapas.
• Håll fälten konsekventa för alla kort.
• Varje skapat kort förblir organiserat i en bulk-QR-kod. 
• Hela systemet skalas enkelt, även för stora team.

Hur gynnar det HR-chefer och minskar deras omkostnader?

Detta arbetsflöde minskar den manuella arbetsinsatsen för HR avsevärt samtidigt som hela processen hålls strukturerad och kontrollerad. Istället för att spåra vem som behöver ett digitalt visitkort och skapa vart och ett manuellt, skickar medarbetarna in sina egna uppgifter via ett enkelt formulär när de behöver ett kort.

HR behöver inte längre hantera listor, följa upp via e-post eller hantera spridda förfrågningar. Om godkännanden är aktiverade granskar HR helt enkelt inskickningen och godkänner den. När den är godkänd skapas det digitala visitkortet automatiskt med hjälp av den fördefinierade mallen och delas med medarbetaren.

Denna metod håller alla kort konsekventa och kompatibla samtidigt som de anställda kan generera kort på begäran. HR upprätthåller fullständig översikt utan mikrohantering, vilket gör systemet enkelt att skala även när team växer eller roller förändras ofta.

Genom att flytta kortskapandet till anställda och begränsa HR:s roll till enkla godkännanden, minskar detta arbetsflöde HR:s arbetsbelastning och löpande administrativa omkostnader avsevärt.

Steg för steg: Så här konfigurerar du godkännandebaserade arbetsflöden för att skapa digitala visitkort

Att skapa ett godkännandebaserat arbetsflöde för att skapa digitala visitkort är enklare än du tror. Följ bara dessa enkla steg för att komma igång.

Steg 1: Skapa strukturen för dina digitala visitkort

I det här steget skapar du en struktur för digitala visitkort som kommer att följas för alla digitala kort som dina anställda skapar. Tänk på det som en huvudmall. 

1.1 Gå till Digital visitkort lösning och aktivera massuppladdning. 

1.2 På fliken Innehåll skapar och hanterar du strukturen för dina digitala visitkort genom att lägga till, ta bort eller ordna om fält baserat på dina krav och designpreferenser.

1.3 Spara bulk-QR-kodsbatchen. 

Steg 2: Skapa ett formulär med fält för digitala visitkort

När du har sparat din bulk, gå till Form QR-kodlösning och följ dessa steg. 

2.1 Välj sidkod (URL) och design för ditt formulär.

2.2 Lägg till formulärfälten. Se till att dessa fält matchar de du har lagt till i din digitala visitkortsstruktur. 

2.3 Aktivera alternativet "Aktivera skapande av landningssidor vid inskickning av formulär". 

2.4 Ställ in landningssidestypen till Digitala visitkort och välj den bulk som du nyligen sparade i föregående steg. 

2.5 Klicka på ”Öppna fältmappningsfönstret” och mappa dina formulärfält till fälten på ditt digitala visitkort. 

2.6 Välj om du vill att de digitala visitkorten ska skapas direkt efter att formuläret skickats in eller efter manuellt godkännande från din sida. 

2.7 Spara formulärets QR-kod och dela URL:en med dina anställda. 

Steg 3: Godkänn skapandet av digitala visitkort

3.1 I avsnittet ”Välj när landningssidan ska skapas” väljer du ”Efter manuellt godkännande av inskickade formulärsvar”.

3.2 Gå till "Formulärsvar"" och identifiera rätt formulär med hjälp av "Formulärnamn"" du angav när du skapade svaren. Klicka på "Visa svar" för att se alla bidrag och sedan Godkänn or Avvisa dem efter behov.

3.3 För att få e-postmeddelanden när någon skickar in ett formulär, aktivera alternativet "Skicka e-postmeddelande för godkännandebegäran" och lägg till det e-postadress du vill ta emot e-postmeddelandena på. 

När du godkänner begäran skickas det digitala visitkortet till respektive kortinnehavare via e-post. Posten för varje nyskapat kort läggs till i massregistreringsarket, så att du kan hantera allt på ett ställe.

Med detta arbetsflöde behöver HR inte proaktivt hantera skapandet av visitkort. Medarbetare begär endast digitala visitkort när det behövs, och HR godkänner dem helt enkelt. Detta eliminerar manuell spårning och minskar det löpande administrativa arbetet.

Fördelar med godkännandebaserade digitala visitkort för HR-chefer

Ett godkännandebaserat arbetsflöde ger HR-team den struktur de behöver samtidigt som processen är enkel för medarbetarna. Här är de viktigaste fördelarna.

✅ Kortskapande baserat på begäran och godkännande (med minimal HR-ansträngning)

Anställda kan skicka in sina uppgifter via ett enkelt formulär, och HR kan godkänna varje begäran innan ett digitalt visitkort genereras. Detta säkerställer att endast rätt anställda får visitkorten utan manuell spårning eller spridd information.

HR behöver inte längre spåra vem som behöver ett kort eller skapa ett manuellt. Medarbetarna initierar förfrågningar, och HR godkänner dem helt enkelt, vilket minskar den dagliga arbetsbelastningen.

🎨 Bibehåll enhetlighet i design, struktur och kortfält

Varje kort följer samma layout och varumärkesstil. HR sätter mallen en gång, och varje medarbetarkort förblir i linje med företagets standarder.

⚠️ Övervaka kortskapandet och minska risken för missbruk

HR granskar varje inskick innan ett kort skapas, vilket förhindrar att obehörig eller felaktig information publiceras.

💻 Hantera alla skapade digitala visitkort på ett ställe

Alla kort förblir kopplade till samma bulkbatch. HR kan visa, filtrera och hantera dem från ett enda kalkylblad utan att behöva sortera igenom spridda e-postmeddelanden eller filer.

💼 Möjliggör snabbare onboarding för nya medarbetare

Nyanställda fyller i formuläret och HR godkänner deras kort snabbt. Inget manuellt designarbete, inga förseningar och inga inkonsekvenser.

Sammanfatta

Godkännandebaserade arbetsflöden minskar HR-arbetsbelastningen genom att eliminera manuellt skapande av kort, uppföljningar och spårning. Medarbetare begär kort via ett enkelt formulär, och HR granskar och godkänner dem samtidigt som de behåller fullständig kontroll.

Den här uppdateringen ger HR-team ett renare och mer tillförlitligt system för att skapa och hantera medarbetarkort i stor skala. Den förhindrar missbruk, minskar fel och bibehåller företagets identitet på alla kort.

Vanliga frågor och svar