Spåra evenemangsdeltagande med QR-kodsbiljetter

Två veckor efter att ditt evenemang avslutats frågar någon hur många som faktiskt dök upp. Om ditt svar börjar med "Jag tror" eller "ungefär" fungerade inte biljettsystemet som det skulle.

Rapporten om evenemangsbiljetter besvarar den frågan med en siffra, inte en gissning. Den uppdateras i realtid allt eftersom biljetterna valideras: vem som har checkat in, vem som inte har det, och hur många ytterligare valideringsförsök som gjordes efter att en biljett redan var låst. Logga in, hämta rapporten så har du närvarodata istället för en uppskattning.

Långa köer vid incheckningen, borttappade biljetter och inget riktigt sätt att mäta deltagande brukade vara en del av att genomföra ett evenemang. Eventbiljett QR-kod Lösningen ändrar det genom att koppla varje biljettvalidering till en post som du kan se, vilket är vad närvarospårning vid evenemang med QR-koder är avsedd att göra. Så här fungerar evenemangsbiljettrapporten och vad den berättar om ett evenemang när dörrarna stängs.

Hur spårar evenemangsbiljettrapporten närvaro?

Rapporten om evenemangsbiljetter ger dig en lista över deltagare i realtid, så att du kan jämföra vilka som blev inbjudna med vilka som faktiskt checkade in.

Den spårar även valideringsförsök som görs efter att en biljett redan har nått sin skanningsgräns. Varje valideringsförsök loggas som en dubblett, vilket ger dig en registrering av försök till återinträde eller biljettdelning snarare än bara ett meddelande om låst biljett vid entrén.

Obs: Detta är en allmän konceptbild, inte en skärmdump av data, så den förblir lämplig även om den omgivande texten har ändrats.

Hur hjälper evenemangsbiljettrapporten till med evenemangsplanering?

Rapporten bekräftar inte bara vilka som dök upp. Använd på rätt sätt hjälper den dig att identifiera närvaromönster som är värda att undersöka.

Hitta skillnaden mellan inbjuden och deltagande

Att jämföra inbjudna med faktiska incheckningar visar var närvaron sjönk under inbjudningar eller OSA, vilket får dig att undersöka faktorer som tidpunkt, plats eller marknadsföring. En stor skillnad mellan OSA och incheckningar är värd att undersöka före ditt nästa evenemang, inte efter.

Planera bemanning och utrymme kring reella tal

Närvarodata från jämförbara tidigare evenemang ger dig en baslinje för hur många incheckningspersonal och entréer du kan behöva, samt hur mycket utrymme du ska planera för, istället för att gissa enbart utifrån anmälningssiffror.

Fångstmönster i dubbletter

Om fältet för dubblettposter ökar för en viss grupp ärenden är det en signal värd att agera på, oavsett om det är ett ärende som delades mer än väntat eller en skanningsgräns som är för lågt inställd för din faktiska policy för återinträde. Att granska detta efter evenemanget hjälper dig att sätta striktare regler för nästa.

Hur laddar jag ner evenemangsbiljettrapporten?

Det går att ladda ner din evenemangsbiljettrapport i några steg:

Steg 1: Logga in till din QRCodeChimp konto.

Steg 2: Gå till Dashboard och välj Bulk QR-koder.

Steg 3: Hitta din Eventbiljett QR-kod och klicka på tre-punktsmeny.

Steg 4: Klicka "Ladda ner rapport" och sedan "Gå till Nedladdningar" för att generera filen.

Steg 5: Bege dig till Nedladdningar och hämta rapporten.

Obs: Alternativet "Ladda ned rapport" är endast tillgängligt för QR-koder för evenemangsbiljetter som skapats i bulk. Du måste aktivera funktionen Lås QR-kod för dina bulkskapade evenemangsbiljetter för att spåra evenemangsdeltagande och få tillgång till evenemangsbiljettrapporter.

Hur hanterar rapporten dubbla skanningar?

Vad som spelas in beror på om Lås endast när den skannas från ägare/underkonto är aktiverad.

Det här alternativet visas bara en gång Lås QR-koden är aktiverat för biljetten. Lås QR-koden måste först aktiveras, och därifrån kan du välja om du vill behålla den. Lås endast när den skannas från ägare/underkonto på eller av. Det är aktiverad som standard, så om du inte medvetet har stängt av det, är det här beteendet som dina ärenden redan använder.

Scenario	Lås endast vid skanning från ägare/underkonto: På	Lås endast vid skanning från ägare/underkonto: Av
Gästen öppnar eller skannar sin egen biljett	Ärendesidan öppnas och QR-kodsskanningen registreras, men biljetten låses inte, deltagaren markeras inte som deltagare och evenemangsbiljettrapporten förblir oförändrad.	Skanningen räknas mot skanningsgränsen. Bevakad är inställd på Ja oavsett vems enhet som användes.
Personalskanningar från ägaren eller ett underkonto	Valideringsmeddelandet visas tills skanningsgränsen har nåtts. Attended är inställt på Ja vid den första lyckade valideringen.	Skanningen räknas mot skanningsgränsen och Attended är inställt på Ja.
Ytterligare skanningar förbi gränsen	Varje ytterligare skanning av ägaren eller ett auktoriserat underkonto ökar dubblettposter med 1 och visar det konfigurerade låsmeddelandet.	Varje ytterligare skanning ökar antalet dubbletter med 1 och visar det konfigurerade låsmeddelandet.
Vem ser popup-fönstret för validering	Endast ägaren eller den auktoriserade underkontoanvändaren ser valideringsresultatet. Gäster ser ärendesidan.	Vem som helst som skannar biljetten kan se resultatet, inklusive gäster som testar sin egen biljett.

En anmärkning om åtkomst till underkonton: Ett underkonto med Full tillgång kan skanna och validera QR-koder för evenemangsbiljetter direkt. För ett underkonto med Personlig åtkomst, administratören måste dela den specifika ärendegruppen med dem innan de kan validera ärendena. 

📌 Pro tips: Möjliggöra Visa evenemangsbiljett i bakgrunden efter låsning så att gäster fortfarande kan se sina biljetter och evenemangsuppgifter efter att QR-koden har låsts.

Hur ser närvarodata ut för olika evenemangstyper?

Rapporten berättar olika saker beroende på hur ditt evenemang är strukturerat.

För ett endagsevenemang är siffrorna enkla: inbjudna kontra deltagare, plus eventuella dubbelförsök vid dörren.

För ett flerdagarsevenemang med hjälp av Återställ låset dagligen, biljetter återfår sin tillåtna skanningskvot vid den konfigurerade återställningstiden, vilket gör att samma biljett kan valideras på flera evenemangsdagar.

För ett evenemang med nivåindelad åtkomst, såsom VIP-, talar- och allmänna entrébiljetter som utfärdas i separata omgångar, kan en rapport för varje omgång ge dig möjlighet att spåra varje deltagargrupp separat istället för att visa ett enda blandat antal. Detta är användbart när bemannings- och åtkomstbeslut skiljer sig åt mellan olika nivåer.

Slutsats

QR-kodsbiljetthantering, i kombination med evenemangsbiljettrapporten, ger evenemangsarrangörerna en tydlig bild av närvaron i realtid snarare än en uppskattning efter evenemanget. Det är spårning av evenemangsnärvaro som flaggar dubbla valideringsförsök, spårar OSA-status och omvandlar incheckningsdata till något du faktiskt kan planera kring nästa gång.

Oavsett om du anordnar ett företagsevenemang, en festival, ett seminarium eller en privat sammankomst, ersätter evenemangsbiljettrapporten gissningar med en siffra du kan lita på.

Vanliga frågor och svar